Начисление отпускных сотрудникам является одной из основных задач бухгалтера по зарплате. Произвести это начисление без ошибок можно в программе 1С. Как правильно осуществить начисление отпускных в 1С, рассмотрим далее.
Предоставление отпуска
Согласно ст. 114 ТК РФ, каждому рабочему человеку предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый отработанный год. Данное время оплачивается из расчета среднего заработка за предшествующий отпуску год.
Начисление отпуска в 1С:ЗУП
Начисление отпуска сотрудникам в специализированных программах облегчает работу бухгалтера. Данная функция есть во всех бухгалтерских программах. В 1С:ЗУП начисление отпускных можно выполнить двумя способами:
- документом «Отпуск»;
- документом «Отпуск сотрудникам».
Находятся эти документы в разделе «Отпуска». Для того чтобы его найти, нужно нажать на верхней панели вкладку «Кадры» или «Зарплата». В выпадающем меню выбрать нужный пункт.
Откроется журнал учета отпускных в 1С. В нем можно создать начисление всех видов отпусков. Для этого нужно нажать на кнопку «Создать» и из выпадающего списка выбрать нужный вид отпуска.
В зависимости от выбранного документа дальнейшие действия будут различаться.
Документ «Отпуск»
Для расчета отпуска в 1С:ЗУП 3.1 одному сотруднику выбирается документ «Отпуск». Его заполнение осуществляется согласно приказу о предоставлении отпуска сотруднику. Для этого нужно выполнить следующие шаги:
- Выбрать период, в котором работник идет в отпуск.
- Выбрать сотрудника.
- Указать период отпуска.
- Указать период работы, за который работнику предоставляется отпуск.
- Выбрать дополнительные выплаты к отпускным при их наличии.
В документе также можно указать основание для расчета отпускных и когда они будут выплачены. В программе предусмотрено 3 способа выплаты отпускных:
- с авансом;
- с зарплатой;
- в межрасчетный период.
Использовать первые 2 даты выплаты отпускных можно в случае, если они будут произведены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если аванс и зарплата выплачиваются позднее, то лучше выбрать межрасчетный период и указать конкретную дату выплаты. Данный способ предпочтительнее, так как он позволяет отследить выплату отпуска. В случае проверки можно будет предъявить отдельный реестр на перечисление отпускных и избежать лишних вопросов проверяющих.
Некоторым категориям сотрудников полагаются дополнительные отпуска. Они вводятся на вкладке «Дополнительные отпуска». Перейдя на данную вкладку, нужно поставить галочку напротив «Предоставить дополнительный отпуск» и нажать на кнопку «Добавить». После этого в табличной части появится строка для ввода информации.
После внесения в документ всей нужной информации в нижней части будет показан результат расчета. Посмотреть данные, используемые для расчета, можно, нажав на карандаш около цифры. Нажатием кнопки «Провести и закрыть» документ сохраняется. Если его нужно только сохранить без проведения, то нужно нажать кнопку «Записать».
Какими документами оформить предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Документ «Отпуска сотрудников»
При оформлении отпусков нескольким сотрудникам используется документ «Отпуск сотрудников». Создать его можно в журнале «Отпуска». В открывшемся документе нажать на кнопку «Подбор».
Откроется список сотрудников.
В нем нужно выбрать работников, которым предоставляется отпуск.
Можно добавить сотрудника, не заходя в список сотрудников. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить». В табличной части отразится одна строка. В графе «Сотрудник» нажать на треугольник и выбрать «Показать все». В открывшемся списке выбрать нужного сотрудника. Можно сразу начать писать в поле фамилию сотрудника.
Выбранные работники отобразятся списком в документе «Отпуск сотрудников». Нужно выбрать каждого работника и нажать на строку «Период отпуска». Откроется окно «Сведения об отпуске». В нем нужно указать период отпуска, за какой период работы предоставляется и дополнительный отпуск при наличии.
После заполнения сведений по отпуску нужно нажать на слова «Оформить отпуск». Откроется документ «Отпуск» с заполненной информацией по сотруднику. Его нужно проверить и провести.
Данное действие проводится в отношении всех сотрудников, указанных в документе «Отпуск сотрудников».
Выплата отпускных в 1С:ЗУП 3.1
Выплата отпускных производится так же, как и выплата зарплаты. Для создания ведомости на выплату нужно открыть журнал «Ведомости в банк». Для этого выбрать пункт в верхнем меню «Выплаты», после чего в выпадающем списке выбрать «Ведомости в банк».
В открывшемся журнале нажать на кнопку «Создать».
В открывшемся документе указать период отпуска и в окне «Выплатить» выбрать «Отпуск». После этого нужно выбрать нужный документ для выплаты. Делается это через пункт «Не выбраны» справа от предыдущего окна. После нажатия на эти слова откроется окно со списком отпусков за указанный период. Важно правильно указать период отпуска, когда его оформляли. Если при формировании отпуска был указан май, а в ведомости выбрать июнь, то список документов будет пуст. Такое может случиться, если отпуск предоставляется в следующем месяце, а оформляется в текущем.
После выбора нужного документа система автоматически заполнит табличную часть. Ведомость провести и распечатать.
Начисление отпуска в 1С:Бухгалтерия 8.3
Не во всех организациях используется 1С:ЗУП. Расчет отпускных в1С:Бухгалтерия также возможен. Алгоритм выполнения этой операции схож с оформлением отпуска в 1С:ЗУП. Однако для этого нужно выполнить настройку программы.
Нужно в пункте «Зарплата и кадры» выбрать «Настройки зарплаты» и установить флажок около пункта «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». После этого нужно выбрать журнал «Все начисления» и нажать на «Создать». В открывшемся списке выбрать «Отпуск». Откроется документ «Отпуск (создание)». Его заполнение не отличается от оформления такого же документа в программе 1С:ЗУП. Заполненный документ проводят и готовят ведомость к оплате.
ИТОГИ
- Произвести начисление отпуска можно как в специализированной программе 1С:ЗУП, так и в общей программе 1С:Бухгалтерия.
- Алгоритм заполнения документа «Отпуск» в этих программах аналогичен.
- Заполняется документ «Отпуск» на основании приказа о предоставлении отпуска.
- Можно оформить отпуск как по одному сотруднику, так и нескольким работникам, используя документ «Отпуск сотрудникам».
Вы — юрист или бухгалтер?
Можете разместить интересную статью под своим авторством на нашем сайте!
Укажем вас в качестве автора и добавим в пул экспертов сайта
Пишите на почту: zabota@spmag.ru
Источник: spmag.ru
