График отпусков составляется за две недели до наступления нового календарного года. Предоставление дней отдыха работнику должно осуществляться в соответствии с принятым документом. Однако все предусмотреть невозможно, и иногда возникает необходимость переноса отпуска на другие даты. Чтобы такое изменение не стало нарушением, кадровой службе работодателя необходимо правильно оформить все документы. Рассмотрим, как правильно оформить внесение изменений в график отпусков.
В каких случаях переносится отпуск
Менять произвольно даты предоставления отпуска не разрешается. График должны соблюдать и работник, и работодатель. Но есть случаи, предусмотренные законодательством, когда компания обязана перенести отпуск на другое время, по желанию самого сотрудника (ст. 124 ТК):
из-за болезни, совпавшей с отпуском;
в случае привлечения человека во время отпуска к государственным обязанностям, освобождающим от работы;
если работник не был уведомлен о начале отпуска не менее чем за 2 недели;
когда работодателем своевременно не произведена оплата предстоящего отпуска – не менее чем за 3 дня до его начала;
иные случаи.
К иным причинам можно отнести, к примеру:
предоставление отпуска совместителю одновременно с днями отдыха по основному месту работы;
желание сотрудницы присоединить отпускные дни к отпуску по беременности и родам;
при подаче заявления сотрудником, выразившим желание взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам.
Есть и другие причины, предусмотренные различными государственными актами.
Исключение из общего правила
Трудовой кодекс разрешает в порядке исключения (и только с согласия работника) осуществлять перенос очередного отпуска на другой календарный год, если из-за отсутствия человека на работе нарушится нормальный ход рабочего процесса. Но это допустимо, только если работник:
старше 18 лет;
не занят на производстве с вредными или опасными условиями труда.
Нельзя не предоставлять отдых два года подряд – это прямое нарушение трудового законодательства.
ВНИМАНИЕ! При замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также нужно отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
Изменение отпускного периода по согласованию сторон
А если у компании возникла необходимость отодвинуть время отпуска своему сотруднику, или он сам просит перенести дни отдыха на другой месяц – возможно ли это? Да, закон не запрещает изменения даты начала и окончания отпуска по согласованию сторон, только необходимо все документально оформить, чтобы у трудовой инспекции при проверке не возникало вопросов.
Просто отменить работнику отпуск нельзя – его можно только передвинуть на другие даты.
РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
Как правильно написать заявление и приказ о переносе части отпуска, предусмотренной в графике отпусков? Например, в графике отпуск разделен на части: 14 дней, 7 дней, 7 дней. Работник незапланированно берет 2 дня отпуска (по согласованию с работодателем). Откуда их перенести и как объединить приказ о предоставлении и переносе отпуска и внести при этом изменения в график отпусков? Ответы на эти вопросы читайте в «КонсультантПлюс», получив пробный демо-доступ.
Как оформить перенос отпуска по желанию работника
Если работник хочет изменить время отдыха, он должен написать на имя руководителя заявление, в котором нужно указать желаемые даты начала отпуска. Если работодатель не возражает, то издается приказ с обновленными датами времени отдыха. Документ подписывается руководителем, с ним должен ознакомиться отдел кадров и сотрудник (под подпись).
Генеральному директору ООО «Смайлик» |
Важно знать, что компания может отказать в переносе отпуска – у нее нет обязанности исполнять пожелания сотрудника, кроме случаев, прямо поименованных в законе. Подробнее о случаях переноса отпусков по инициативе работников мы рассказывали здесь.
Перенос по инициативе работодателя
Когда инициатором переноса отпускного периода выступает работодатель, он обязан согласовать такое изменение с сотрудником. Если человек откажется, отпуск должен быть предоставлен ему в соответствии с ранее утвержденным графиком. Важно получить именно письменное согласие – тогда у компании останется подтверждение договоренности о переносе. Работнику направляется уведомление, на котором он должен написать «с переносом отпуска согласен» (либо «не согласен»), и поставить рядом свою подпись и дату.
Необходимость переноса отпуска нужно обосновать служебной запиской. Обычно ее пишет руководитель отдела или исполняющий обязанности руководителя подразделения на имя руководителя фирмы. В служебной записке указывается причина, из-за которой отпуск должен быть перенесен. Такая же бумага составляется в случае необходимости отзыва сотрудника из отпуска.
Служебная записка о переносе отпуска – образец:
Директору ООО «Смайлик» Служебная записка В связи с болезнью бухгалтера по заработной плате Семеновой О.И. прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск бухгалтеру Кондратьевой А.П. с 25.10.2022 на 06.11.2022, так как отсутствие одновременно двух сотрудников подразделения в отчетный период может повлечь задержку начисления заработной платы сотрудникам, нарушение сроков сдачи отчетности и перечисления НДФЛ и взносов в ФНС. Главный бухгалтер Васнецова Васнецова Н.Н. |
После всех согласований руководитель издает приказ о переносе отпуска с указанием в его тексте причины переноса, например: «…выход работника в отпуск по графику может нарушить нормальный ход работы в организации». С приказом знакомят под подпись работника и ответственного сотрудника кадровой службы.
Какие возможны риски, если нарушен порядок переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как перенести отпуск в графике отпусков
После подписания приказа необходимо внести изменения и в график отпусков. Организация имеет право разработать собственную форму этого документа. Если компания применяет унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то утвержденные изменения отображаются следующим образом:
в графу 8 вносятся номер и дата приказа о переносе отпуска;
в графе 9 ставится новая дата начала отпуска;
в графе 10 указывается причина переноса.
Кроме того, обновленные данные вписываются и в личную карточку сотрудника – в раздел «Отпуск».
Перенос отпуска в графике отпусков – образец:
Скачать образец заполнения графика отпусков
Источник: spmag.ru
