Недостача при инвентаризации должна быть грамотно взыскана с виновных лиц и правильно оформлена в бухгалтерском учете предприятия. О том, с какими нюансами сталкивается работодатель при выявлении недостачи, расскажем в нашей статье.
Что такое недостача и кто за нее отвечает
Недостача — отрицательная разница между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества предприятия. Когда в бухгалтерии числится в кассе 50 000 руб., а на самом деле там только 20 000 руб., то говорят о недостаче денежных средств в кассе в размере 30 000 руб. Однако при инвентаризации проверяются не только деньги, но и оборудование, мебель, материалы и товары.
Если при инвентаризации выявлена недостача материалов, то причиной тому как правило бывает:
- безответственность персонала (хищение, халатность);
- ограбление третьими лицами;
- естественная убыль.
В первом случае виноваты работники и закон позволяет взыскать с них ущерб (ст. 232 и 238 ТК РФ). Однако размер возмещаемой суммы зависит от того, был ли заключен договор о полной материальной ответственности с виновниками. Обычно такие договоры заключают с работниками, контактирующими с ТМЦ или деньгами, но далеко не с каждым. Перечень должностей, на которых можно «повесить» полную ответственность, закреплен Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К примеру, с кладовщиком можно заключить такой договор, а с уборщицей складских помещений — нет. Не смотря на то, что вторая ежедневно пребывает на складе и теоретически тоже может совершить кражу.
Если с виновными в недостаче лицами договор о полной материальной ответственности не заключался или не мог быть заключен, то размер взыскиваемой суммы будет сильно ограничен — согласно ст. 241 ТК РФ не больше среднемесячного заработка.
Отметим, что и при полной ответственности работодатель вправе самостоятельно взыскивать (без согласия работника по распоряжению руководителя) только среднемесячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Остальное — по согласию виновника или через суд.
При этом нужно учитывать требования ст. 138 ТК РФ об ограничении взыскиваемой суммы в месяц — не больше 20% от зарплаты. Если сумма среднемесячного заработка больше 20% от ежемесячной зарплаты, то взыскание затянется на несколько месяцев, пока не будет выбрана вся сумма.
Как недостачи, выявленные при инвентаризации, отразить в налоговом учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
В случае ограблений третьими лицами работники не виноваты. Даже если сами отдали ценности грабителям. К примеру, если при разбойном нападении под давлением преступников охранник открыл им склад, то обвинять его в этом и требовать возмещения похищенных ценностей бесполезно, т. к. действовал он под страхом физической гибели. При ограблении директор обращается в полицию. Проводить расследование, устанавливать виновных лиц будут компетентные органы, а выносить приговор и решение о возмещении ущерба вправе только суд. Служба безопасности фирмы таких полномочий не имеет, поэтому руководству компании остается ждать, даже если к ограблению явно причастен персонал.
В случаях естественной убыли вообще никто не виноват, потому как это природная потеря физико-химических или биологический качеств объекта. Например, высыхание краски, заплесневение хлебобуочных изделий, порча овощей и т. д. По естественной убыли существуют даже допустимые нормы. Они закреплены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.
Когда нельзя взыскать ущерб
При взыскании среднемесячного заработка с виновных лиц руководство обязано учесть ряд обстоятельств, за наступление которых персонал ответственности не несет. Согласно ст. 239 ТК РФ работник не считается виновным, если причиной недостачи при инвентаризации стали следующие обстоятельства:
- пожар, забастовка, террористический акт, военное действие, стихийный катаклизм и прочий форс-мажор;
- вынужденная самооборона или физические (психологические) угрозы, как в случае с ограблением;
- отсутствие соответствующих условий хранения;
- нормальный хозяйственный риск.
Если с первыми двумя пунктами все понятно, то остальные вызывают затруднения. При отсутствии нормальных условий хранения ценностей бесполезно требовать их сохранности от персонала. К примеру, если у склада на дверях нет запорных механизмов, то туда может попасть любой желающий. Работник физически не может находиться у дверей каждую минуту смены, тем более когда у него есть другие обязанности. Аналогично не спрашивают с персонала за порчу ценностей, если в помещении не подходящая температура, повышенная или пониженная влажность. Если магазин закупил замороженные полуфабрикаты, но не позаботился о холодильном оборудовании, то, разумеется, товары потеряют свои свойства.
Под нормальным хозяйственным риском понимается хищение товаров покупателями с полок магазинов самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). Вообще, если руководство магазина решило вести торговлю по типу самообслуживания, выкладывая товары в свободный доступ, то должно предполагать возможные хищения. В таких магазинах всегда будет риск, что покупатель уйдет с товаром без оплаты. Поэтому если при инвентаризации выявлена недостача, то
спрашивать ее с кассира или продавца бессмысленно. Работники не будут нести чужую ответственность за кражу — это незаконно. Виновником будет лицо, совершившее кражу. Поэтому придется снова подать заявление в полицию, чтобы там установили преступника, и суд заставил возмещать ущерб. Именно поэтому торговые сети самообслуживания дорогостоящий товар помещают в закрытую витрину с сигнализацией или на кассовую зону (за спиной у кассира).
Как оформить недостачу по инвентаризации
Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то работодатель проведет внутреннюю проверку — установит размер ущерба и достоверные причины его возникновения (ст. 247 ТК РФ). С причастных лиц в обязательном порядке запрашивается объяснительная, в которой они излагают свое видение ситуации. В практике часто бывает, что директор с кем-то договорился о рассрочке платежа, отгрузил товары, бухгалтерию в известность не поставил, а к моменту инвентаризации забыл об этом. Или еще одна распространенная ситуация: поставщик прислал товары не в полном объеме. В таких случаях работники могут значительно прояснить ситуацию, например, о том, что поставщику направили претензию.
Объяснительная составляется лично работником в произвольной форме на имя директора. Отметим, что такая записка обязательно должна быть в деле, потому что того требует ст. 247 ТК РФ. Однако если работник наотрез отказался давать пояснения, тогда оформляйте соответствующий акт. Он станет подтверждением, что обязанность по истребованию объяснений от работника вы выполнили.
На заметку! Размер ущерба определяют по рыночным ценам, действующим на дату хищения в этой местности. При этом сумма не будет ниже стоимости, отраженной по бухгалтерским данным с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ).
Списание недостачи при инвентаризации за счет зарплаты работников (взыскание среднемесячного заработка) производится на основании приказа директора, но это не значит что можно долго тянуть с этим. На его подготовку время ограничено — месяц с даты окончательного установления размера ущерба. Если срок был пропущен, то взыскание в принудительном порядке (без согласия работника) становится недоступным. В таких случаях деньги возвращаются через суд (ст. 248 ТК РФ).
Если сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то на взыскание разницы потребуется согласие работника. В случаях отказа работодатель вправе подать иск для рассмотрения в суде, но помним, что весь ущерб может быть взыскан только с работника в рамках договора о полной материальной ответственности. Если такого договора нет, то и суд вряд-ли обяжет виновника заплатить по полной программе.
Однако не все потеряно, многие работники чувствуют ответственность, боятся потерять работу и согласны на возмещение ущерба. Но, допустим, не общей суммой, а постепенно. То есть с ним можно договорится о рассрочке платежей. Оформляется она документально — виновник подписывает письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба с указанием суммы и сроков. При этом у работодателя остается на руках некая гарантия получения денег. Если работник уволится, не погасив задолженность, то на основании такого документа директор сможет в суде взыскать остаток.
На заметку! Возместить ущерб можно не только деньгами. По договоренности с работодателем виновник может передать организации равноценное имущество или своими средствами устранить причиненные повреждения.
Недостача при инвентаризации: проводки
В бухгалтерском учете обязательно показывают выявленные расхождения. Так, себестоимость утраченных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Счет применяется в корреспонденции с кредитом счета 10 «Материалы» или 41 «Товары», в зависимости от того, что утрачено.
Затем отражается списание ущерба с зарплаты работника. Сумма отправляется на дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», а потом частями или в полном объеме списывается на зарплату работника в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Дт 70 Кт 73).
Например, по результатам ежегодной инвентаризации выявлена недостача двух холодильников на складе бытовой техники общей стоимостью 60 000 руб. С кладовщиком заключен договор о полной материальной ответственности, его вина доказана. Удержать принудительно можем только среднемесячный заработок. У виновника он составляет — 75 000 руб. А ежемесячная зарплата за вычетом НДФЛ — 70 000 руб. Несмотря на то,что среднемесячного заработка хватит, чтобы погасить ущерб сразу, мы не сможем списать сумму долга в полном объеме, потому что вправе забирать только 20% от ежемесячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ). В нашем случае сумма ежемесячного взыскания составит: 70 000 х 20% = 14 000 руб. Взыскивая по 14 тыс. руб. с каждой зарплаты кладовщика, работодатель сможет возместить всю сумму ущерба за 4-5 месяцев.
В бухгалтерии выявленная в ходе инвентаризации недостача товаров (материалов) отражается следующими проводками.
Содержание операции | Дебет | Кредит |
После инвентаризации зафиксирована недостача товаров | 94 | 41 |
Принят приказ директора о взыскании ущерба с виновного лица | 73 | 94 |
Удержана сумма ущерба из зарплаты работника | 70 | 73 |
Если бы недостача произошла из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора) или виновника определить не удалось, то себестоимость утраченных ценностей пришлось бы списать на прочие расходы. Решение об этом также принимает руководитель, в связи с чем оформляется соответствующий приказ.
В таком случае себестоимость пропавших холодильников отразили бы аналогично: Дт 94 Кт 41. Но потом за неимением виновников списали бы на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 94. Таким же образом строятся записи, когда суд не удовлетворил взыскание с виновника. Правда, в этом случае основанием для списания станет уже не приказ директора, а решение суда (п. 5.2 методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Источник: spmag.ru
