Годовая инвентаризация на предприятии- трудоемкая и длительная операция, которая является обязательной перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. От правильности подготовки и соблюдения всех правил ее проведения зависят показатели годовой финансовой отчетности организации. В этой статье мы рассмотрим сроки проведения годовой инвентаризации, этапы и особенности ее проведения, документы, оформляемые на каждом из них.
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации утвержден в Методических указаниях, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 №49.
Методические указания определяют следующие цели проведения инвентаризации:
1. Выявление фактического наличия имущества.
2. Сопоставление «факта» и данных бухучета.
3. Контроль за правильностью отражения обязательств в учете.
Минфин разработал проект нового ФСБУ «Инвентаризция», который вступит в силу с 2025 года. Ознакомиться с положениями нового стандарта можно в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.
Различают такие виды проверок, как натуральная и документальная.
Натуральная | Документальная |
Применяется для проверки активов, выраженных в натуральной форме. Например, МПЗ, ОС, готовая продукция, денежные средства и т.д. | Обязательства (НМА, расходы будущих периодов, финансовые обязательства, дебиторская задолженность) сверяются с документами. |
Напомним, что в учетной политике компании должны быть отражены последовательность, основные принципы проведения инвентаризации.
Рассмотрим основные вопросы, связанные с инвентаризацией перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Вопрос | Ответ |
Сроки проведения годовой инвентаризации | Инвентаризация активов проводится на любую дату с 1 октября отчетного периода и завершается до подготовки годовой отчетности. Инвентаризация обязательств должна быть проведена на 31 декабря отчетного года. |
Можно ли провести годовую инвентаризацию в сентябре и в целом до 1 октября? | Достоверными данными для инвентаризации считаются лишь те, которые получены не ранее 1 октября. То есть, если инвентаризацию провели до 1 октября, то ее придется обязательно проводить повторно в 4 квартале для целей составления годовой бухгалтерской отчетности. Но подготовительные этапы можно провести и до 1 октября. |
Все ли активы и обязательства подлежат обязательной годовой инвентаризации? | Не все имущество компании нужно инвентаризировать ежегодно. Так, инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года, библиотечные фонды- раз в пять лет. |
Обязаны ли ИП и компании-«спецрежимники» ежегодно проверять свои активы и обязательства? | ИП — не обязаны. Организации должны проводить инвентаризацию ежегодно вне зависимости от применяемой системы налогообложения. |
Можно ли создать несколько инвентаризационных комиссий? | Да, можно создать несколько комиссий на разные инвентаризационные участки. В приказе руководитель должен закрепить определенный участок за каждой из комиссий. |
Возможно ли заменить члена инвентаризационной комиссии? | При создании комиссии для инвентаризации целесообразно создать и резервный состав, издав соответствующий приказ. В этом случае, при замене члена основной комиссии, например в случае его болезни, сотрудники из резервного состава могут заменить его. |
Можно ли провести годовую инвентаризацию при отсутствии по болезни МОЛ? | Итоги инвентаризации при отсутствии МОЛ могут признаться недействительными. Можно издать приказ о перенесении сроков инвентаризации.
|
Возможна ли видеофиксация при проведении инвентаризации? | Видеофиксация возможна и целесообразна, если часть сотрудников работает удаленно или у организации есть отдаленные склады, подразделения. |
Схематично этапы проведения годовой инвентаризации 2022 выглядят следующим образом:
Шаг 1. Приказ об инвентаризации и инвентаризационная комиссия.
Приказ (форма ИНВ 22 или самостоятельно разработанная) содержит в себе задание по инвентаризации: объекты проверки, объем, порядок и сроки ее начала и завершения.
Скачать образец приказа
После ознакомления с приказом председателем инвентаризационной комиссии, он регистрируется в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ 23).
Целесообразно разбить инвентаризацию на несколько этапов, если в организации большое количество объектов, составив план проверки.
В этом случае в приказе руководителя устанавливается график инвентаризации каждого из участков.
Скачать образец плана-графика инвентаризации
ВНИМАНИЕ! Инвентаризацию объектов, которые временно выбыли из организации в связи с ремонтом или иными причинами, нужно провести до их выбытия.
В состав комиссии, как правило, включаются представители администрации организации, бухгалтерской службы и службы внутреннего аудита и иных специалистов.
В нее допустимо включать представителей аудиторских фирм, которые не являются сотрудниками проверяемой компании.
Скачать образец приказа
При составлении плана-графика годовой инвентаризации необходимо учитывать время отпусков материально- ответственных лиц, так как при их отсутствии результаты инвентаризации считаются недействительными.
Скачать образец плана-графика
Шаг 2. Расписки МОЛ
Материально-ответственные лица расписываются в том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, переданы членам комиссии. А ценности либо оприходованы, либо списаны.
Форма расписки может быть разработана и утверждена самостоятельно. В некоторых типовых формах описей и актов есть фрагменты данной расписки.
Скачать образец расписки
Шаг 3. Основной этап-проведение инвентаризации и составление описей.
В разделе 3 Методических указаний по инвентаризации приведен порядок проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, а именно:
— собственных и арендованных ОС;
— финансовых вложений;
— нематериальных активов;
— ТМЦ: запасов, готовой продукции, товаров;
— расчетов и обязательств;
— денежных средств в кассе и на счетах;
— незавершенного производства и расходов будущих периодов;
— резервов;
— забалансовых счетов.
После проведения инвентаризации путем фактического осмотра, измерения, взвешивания, подсчета и проверки отчетов, документов, выписок составляются инвентаризационные описи и акты в двух экземплярах.
Описи и акты различаются по активам и обязательствам:
Объект учета | Документ |
Нематериальные активы | ИНВ-1а |
Основные средства | ИНВ-1 |
ТМЦ | ИНВ-3 или ИНВ-2 |
ТМЦ отгруженные | ИНВ-4 |
ТМЦ в пути | ИНВ-6 |
Незаконченные ремонты ОС | ИНВ-10 |
Расходы будущих периодов | ИНВ-11 |
Наличные денежные средства | ИНВ-15 |
Ценные бумаги и БСО | ИНВ-16 |
Расчеты с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Приложение к ИНВ 17 |
Описи и акты можно заполнять как от руки, так и машинным способом.
Ошибки исправляются, как и в любых первичных документах, все правки подтверждаются членами комиссии и МОЛ.
ВНИМАНИЕ! Описи заполняются в процессе инвентаризации, только после проверки наличия объектов. Недопустимо заранее указывать сведения в графе «Фактическое наличие» до проверки их фактического наличия. Иначе результаты проверки и сама инвентаризация могут считаться формально проведенными.
Нельзя записывать показатели со слов МОЛ без их пересчета.
Если проведение инвентаризации не ограничилось одним днем, то описи хранятся в шкафу, сейфе в закрытом помещении, в котором проводилась инвентаризация. В данном случае при пересчете МПЗ оформляется инвентаризационный ярлык ИНВ-2, который заполняется в одном экземпляре и хранится в месте нахождения подсчитанных МПЗ. После окончательного подсчета данные из ярлыков вносятся в форму ИНВ-3.
Если у вас остались вопросы, действующие правила проведения инвентаризации пошагово описаны в Путеводителе от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ, смотрите материал и скачивайте нужные документы. Это бесплатно.
Инвентаризационная опись или акт по каждому виду имущества или обязательств заполняется отдельно.
Кратко обратимся к инвентаризации отдельных активов и обязательств.
Объект учета | Порядок инвентаризации, форма | |
ОС | Проверяем: — полное наименование; — инвентарные номера; — технические характеристики; — документы на право собственности по недвижимости и природным объектам. Если обнаружено ОС, которое не числится в бухучете, его оприходуют по рыночным ценам с отражением оценочной суммы амортизации по ним. Модернизированные или реконструированные ОС вносятся под названием, соответствующим новому назначению. | Отдельные описи составляются по ОС, которые: — находятся на ответственном хранении или получены в аренду (с указанием реквизита такого договора аренды). — невозможно эксплуатировать в дальнейшем (с указанием даты ввода в эксплуатацию и причин невозможности эксплуатации). Описи составляются в трех экземплярах на арендованные ОС- третий экземпляр для арендодателя. |
МПЗ | Проверяем: — фактическое наличие каждого наименования; — стоимость в ценах бухучета; — вид, сорт, инв.№; — состояние объектов. ВАЖНО! На крупных предприятиях часто нет возможности остановить деятельность на время проведения годовой инвентаризации. В этой ситуации с письменного разрешения руководителя и главбуха при членах комиссии можно отпустить (отгрузить) ТМЦ. И, наоборот, если во время ревизии было поступление товаров, то МОЛ в присутствии проверяющих принимают и оприходуют их после инвентаризации. Данные ценности учитываются в отдельном документе «Товарно- материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» с указанием всех реквизитов приходного документа: — дата прихода; — наименование товара; — количество; — цена; — сумма. В документе поступления делается отметка «после инвентаризации» и указывается дата описи, в которую внесли эти ТМЦ, которая подтверждается подписью председателя или одним из членов комиссии. Инвентаризация малоценки проводится в общем порядке. Можно составит групповую опись в случае, когда эти предметы находятся в индивидуальном пользовании сотрудников. Если есть пришедшие в негодность, но не списанные малоценные товары, то их включать в опись не следует. Следует составить акт с указанием причин негодности и иными способами пользования ими в хозяйственных целях. | Оформляется опись ИНВ 3, но если срок проверки не уложился в один день, то оформляется Инвентаризационный ярлык ИНВ 2. Помним! При оформлении описи формы ИНВ-4 товары, отгруженные покупателям и числящиеся на счете 45, указываются в документе по ценам продажи. Если ценности находятся в пути оформляем опись ИНВ-6. |
Наличность, ценные бумаги, БСО, денежные документы, расчетные счета | Пересчитываем: — денежную наличность в кассе; — денежные документы (БСО, почтовые и вексельные марки, авиабилеты). Проверяем: — правильность оформления наличия ценных бумаг и документов, подтверждающих права на них; — реальную стоимость ценных бумаг и их сохранность; — правильность отражения доходов от ценных бумаг в бухучете. Займы, взносы в УК сторонних организаций нужно проверить по соответствующим документам (договора займа, учредительные договоры и документы о передаче имущества). В случае, когда на момент инвентаризации деньги, сданные в банк или инкассаторам, еще не поступили на расчетный счет, для подтверждения данных бухучета происходит сверка с данными в квитанциях операционных касс банка, инкассаторских документах и пр. | Проверка денежных средств отражается в ИНВ-15, ценных бумаг и БСО в ИНВ 16. Форма заполняется по видам финансовых вложений или денежных документов. Для инвентаризации расчетных счетов утвержденной формы нет. |
НМА | Проверяем: — наличие документов на право их пользования организацией; — правильность отражения в балансе. | ИНВ-1а |
РБП | Что проверить: — вид и сумма; — срок начала и завершения; — расчетный остаток; — правильность отнесения затрат в учете. | ИНВ-11 |
Резервы | Необходимо проверить правильность расчета суммы резерва, отчислений в него и использование сумм резерва, а именно: — остаток на начало; — сумма; — произведенные отчисления в резерв; — сумма к начислению, которая осталась; — расходы из резерва; — перерасход или излишек суммы резерва. Инвентаризацию резервов целесообразнее проводить в конце года. | Типовой формы нет |
Забалансовые счета | Активы и обязательства, которые отражены на забалансовых счетах, проверяют вместе с имуществом, к которому они относятся. Для арендованных объектов используется отдельный акт, опись. |
|
Расчеты и обязательства | Для проверки дебиторской и кредиторской задолженности, которые отражены на счетах 60,62,76, необходимо подписать акты сверок с контрагентами. Помним! Проверить нужно не только суммы задолженности, но и сроки возникновения. Для расчетов с сотрудниками нужно проверить сальдо по счетам 70,71,73. Для контроля за расчетами с бюджетом необходимо сверить сальдо по счетам 68, 69 со справками и актами сверок с ИФНС и ФСС. | ИНВ-17, ИНВ-17а |
Итоги инвентаризации
Не всегда, а скорее регулярно, данные бухучета и проведенной ревизии не сходятся. Расхождения отражаются в сличительных ведомостях (ИНВ 18 или ИНВ 19), на имущество, числящееся на балансе, а также на имущество, не являющееся собственным. Результатами расхождений могут стать пересортица, недостача и излишек пересчитываемых объектов. Расхождения рассматриваются в ценах бухучета.
Пересортица — это излишки одного сорта и недостачи другого сорт одинакового наименования. Комиссия выясняет причины пересортицы, которые могут быть связаны с ошибками при получении, отгрузке или хранении имущества. Как правило, пересортица встречается постоянно при наличии разнообразного ассортимента.
Излишки и недостачи от пересортицы можно зачесть при выполнении условий:
— период проверки один и тот же;
— МОЛ — один и тот же работник;
— товар одинакового наименования.
Помним! Засчитывается равное количество товаров.
Излишек одного сорта больше недостачи другого, тогда: | Недостача одного сорта больше излишков другого, тогда: |
Недостача полностью перекрывается пересортицей. Оставшийся излишек засчитывается. | Излишек списывается полностью, часть недостачи остается непокрытой. |
Сличительная ведомость оформляется в двух экземплярах.
Данные из всех сличительных ведомостей объединяют в один реестр (ИНВ-26 или собственную форму), в которой объединены показатели инвентаризации имущества разных видов.
Скачать образец формы ИНВ-26
Шаг 4. Оформление приказов
Результаты проведенной инвентаризации, заключение комиссии оформляется приказом директора.
Скачать образец приказа
После выяснения причин и способа внесения изменений в регистры бухгалтерского учета заполняется протокол инвентаризационной комиссии.
Результаты проведенной инвентаризации отражаются в бухучете в месяце ее окончания, т.е. недостачи и излишки отражаются не в периоде, когда они произошли, а в месяце, когда завершилась годовая ревизия.
Итоги:
- Годовая инвентаризация является обязательной для организаций на всех системах налогообложения.
- ИП могут проводить ревизию по своему усмотрению.
- Сроки проведения: с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Подготовительный этап может начаться ранее 1 октября, завершение инвентаризации может случиться в следующем году, но до составления годовой отчетности.
- Для разных активов и обязательств существуют различные формы документов, отражающие результаты проведенной ревизии.
- Можно применять типовые или разработанные «под себя» формы.
- При нарушении правил проведения инвентаризации, ее результаты могут признаться недействительными, а само проведение- формальным.
Источник: spmag.ru