Электронные счета-фактуры можно выставлять с 2010 года. С 2021 года на прослеживаемые товары, ввозимые в Россию, нужно выставлять счета-фактуры только в электронном виде. В этой статье подробно рассмотрим, как правильно обмениваться счетами-фактурами в электронном виде – от создания до отправки.
Подготовка к электронному документообороту
Для обмена электронными счетами-фактурами необходим любой специальный сервис для ЭДО или соответствующая функция в 1С. Или любые другие программы или сервисы, поддерживающие электронный документооборот.
Использовать электронный документооборот можно только при выполнении некоторых технических и юридических условий и действий.
1. Необходима специальная бухгалтерская программа, установленная на вашем компьютере, поддерживающая создание электронных счетов-фактур. Например, 1С. Программа должна иметь опцию выгрузки документов в специальном формате. Единственный правильный формат счета-фактуры для электронного документооборота – формат файла .XML. Никакой другой формат не подойдет.
2. Правила обмена электронными документами нужно закрепить в Учетной политике.
3. Обязательно должна быть электронная цифровая подпись.
4. Для передачи электронных документов можно выбрать один из двух способов, заключить договор с предоставляющим услугу ЭДО оператором и настроить программу – на это уйдет от нескольких дней до нескольких недель:
- если используется программа 1С, то в ней можно подключить функцию для передачи электронного документооборота 1С-ЭДО;
- можно воспользоваться любым онлайн-сервисом для электронного документооборота – Диадок, СБИС, 1С-ЭДО и другими.
5. После подключения и настройки программы независимо от того, какой способ будет выбран, нужно заключить с каждым контрагентом, с которым планируется вести электронный обмен документами, договор об электронном документообороте. Должно быть взаимное согласие на электронную передачу документов.
Как получить электронный счет-фактуру, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Порядок обмена электронными счетами-фактурами
Когда решены все юридические и технические проблемы и канал для электронного документооборота настроен, можно передавать нужные документы.
Далее по шагам рассмотрим порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Шаг 1. В программе ведения бухгалтерского учета создается новый счет-фактура. Заполняются все реквизиты и данные в соответствии с методикой заполнения и регламентирующими законами. Документ сохраняется и проводится.
Шаг 2. Далее счет-фактуру можно передавать.
Если используется программа 1С с модулем 1С-ЭДО, то, находясь в счете-фактуре, можно в верхнем меню выбрать команду «ЭДО» – «Отправить электронный документ» или «Подписать и отправить». Эту же команду можно выполнить, находясь в таблице списка выданных счетов-фактур.
Можно передать документы из рабочего места: «Текущие дела» – «ЭДО». В папке «Исходящие» выбрать нужный документ и нажать команду «Создать, подписать и отправить». Документы, которые готовы к отправке, попадут в папку «На контроле». Для изменения статуса нужно нажать команду «Отправить и получить» в верхнем меню.
Если используется какой-то другой сервис, то счет-фактуру нужно выгрузить в правильном формате (.XML) и загрузить в сервис, настроенный для электронного документооборота. Далее также подписать его электронной подписью и отправить.
Шаг 3. Теперь счет-фактуру должен получить контрагент, после чего изменится его статус.
После этого, если используется 1С-ЭДО, статус ЭДО изменится на «ЭДО завершен». Посмотреть статус отправленных электронных документов можно в «Архиве ЭДО» или в таблице списка выданных счетов-фактур.
В других сервисах после подписания контрагентом электронного счета-фактуры приходит автоматическое «Извещение» от оператора ЭДО о том, что документ полностью подписан.
Электронные счета-фактуры в России
По законодательству с 2016 года электронные счета-фактуры в России являются выставленными после того, как продавцу поступило подтверждение от оператора ЭДО о том, что документы получены и подписаны покупателем.
В большинстве случаев предприятие может не использовать электронный документооборот. Достаточно обмена счетами-фактурами на бумажных носителях. Есть только два случая, когда Налоговый кодекс обязывает использовать ЭДО.
Первый случай, когда обмен происходит между участниками оборота прослеживаемыми товарами. Продавец должен в обязательном порядке подписать электронный счет-фактуру усиленной квалификационной подписью и передать покупателю через ТКС, а покупатель – принять и тоже подписать усиленной квалификационной подписью.
Второй случай предусмотрен для обмена счетами-фактурами между участниками оборота товаров с обязательной маркировкой. Они обязаны обмениваться универсальными передаточными документами (УПД), заменяющими счета-фактуры.
Для сроков выставления счета-фактуры в электронном виде законодательство не предусматривает особого правила. Электронный счет-фактура должен быть выставлен по общему правилу не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки, даже если товары будут доставлены покупателю позже.
Распечатывать электронный счет-фактуру законодательство не требует. Подлинником первичного документа в данном случае является электронная форма, переданная и подписанная по всем правилам.
Итоги
Обмениваться электронными счетами-фактурами через каналы связи можно при взаимном согласии контрагентов, но это необязательно. Исключением является только обмен между участниками оборота прослеживаемыми товарами или товарами с обязательной маркировкой. Для них нет альтернативы. Настройка электронного документооборота занимает от нескольких дней до нескольких недель, при этом нужно выполнить ряд технических и юридических условий. Поэтому не всегда это целесообразно, если нет необходимости в срочной передаче счетов-фактур и нет проблем с обменом бумажными документами.
Источник: spmag.ru
