Командировка за границу в 2023 году – определим необходимый перечень документов, необходимых для оформления командировки и расчета суточных. Научимся правильно определять количество дней пребывания работника в командировке. Узнаем нормированную сумму суточных при поездке за рубеж, которая не подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Установим, на основании каких документов производится выдача денежных средств, в том числе в валюте. Рассмотрим нюансы расчета суточных при зарубежной командировке сотрудника.
Общие правила предоставления командировки
Командировка сотруднику за границу предоставляется на основе разработанных предприятием локальных нормативных актов в рамках своей компетенции и с учетом норм действующего трудового законодательства, а также коллективных соглашений. Данное право предоставлено работодателям, за исключением физических лиц, на основе п. 1 ст. 8 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 установлены особенности направления работников организации в служебные командировки. Основанием для предоставления командировки вне места постоянной работы на установленный срок является решение работодателя в письменном виде. При этом на законодательном уровне не установлен вид документа для такого решения. Правом работодателя является оформление решения о предоставлении командировки в виде самостоятельно разработанного документа. Чаще всего решение руководителя выражается в приказе или распоряжении. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 установлены унифицированные формы приказов по формам Т-9 и Т-9а.
При оформлении приказа о направлении работника в командировку за границу на основании внутренних нормативных актов дополнительно оформляются следующие документы: служебное задание, командировочное удостоверение, в дальнейшем – отчет о проделанной работе.
Учет длительности командировки
Согласно Постановлению № 749, в зависимости от сложности и объема, необходимых для исполнения работ, определенных на основании служебного поручения руководителя предприятия, работодатель устанавливает длительность командировки. Сотрудником отдела кадров в табеле учета рабочего времени делается запись о продолжительности рабочей командировки за границу в днях.
Стоит отметить! Фактический срок нахождения работника в командировке может отличаться от установленного изначально. Такой срок определяется на основании предоставленных работником документов, подтверждающих проезд до места командирования и обратно.
Датой пересечения государственной границы РФ считается дата отметки пограничной службы в паспорте работника. В случае поездки в командировку в страны СНГ даты пересечения границ определяются по билетам.
Компенсация расходов и авансовый отчет
Работник, отправляясь в командировку, имеет право на получение от работодателя аванса для покрытия расходов на проезд, наём жилого помещения и иных расходов, связанных с пребыванием вне места работы.
К сведению! Не облагаемая подоходным налогом и страховыми взносами норма суточных при командировках за границу в 2023 году составляет 2500 рублей.
Сумму командировочных расходов необходимо отразить в приказе о направлении в командировку. Суточные могут быть рассчитаны в большем объеме по решению руководителя предприятия путем издания локального нормативного акта об установлении норм суточных. Ориентиром для определения их размера при командировках за границу могут служить нормативы суточных для бюджетных учреждений, установленные Постановлением Правительства от 26.12.2005 года № 812.
Суточные могут быть рассчитаны как в рублях, так и в валюте и выданы работнику одним из двух способов:
- оформление платежного поручения в банк при переводе работнику безналичных денежных средств;
- выписка расходного кассового ордера при выдаче наличных денег.
Расчет аванса, а также возврата неизрасходованной его суммы в случае оформления суточных в иностранной валюте осуществляется на основании норм Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Суточные рассчитываются за каждый день пребывания работника в командировке, включая день отъезда и приезда.
Важно! Сумма суточных в день выезда за рубеж подлежит начислению в размере суточных, установленных в рамках иностранной командировки. В день въезда работника на территорию РФ суточные считаются по нормативам внутригосударственных командировок.
Приведем пример расчета суммы суточных при поездке за границу.
Сотрудник ООО «Пример» командирован руководителем в Копенгаген. Согласно установленным на предприятии нормам, суточные при поездке в Данию составляют 80 евро в день. Работник пересек границу РФ 13 июля, а вернулся 15 июля. 8 июля сотруднику выплачен аванс в рублях.
13, 14 июля размер суточных рассчитан исходя из нормирования выплат суточных при командировках за границу, а 15 июля суточные составят 700 рублей (норма при рабочих поездках внутри страны). Курс евро, по данным Банка России на 8 июля, составляет 99,8189 руб/евро.
Таким образом, размер суточных за 13, 14 июля составит:
80 евро * 99,8189 * 2 дня = 15971,02 р.
Сумма аванса, подлежащего выплате сотруднику, составит 16671,02 р. (15971,02 + 700).
Сотрудник, вернувшись из служебной командировки за границу, обязан в течение трех рабочих дней предоставить в отдел бухгалтерии авансовый отчет о понесенных расходах с приложением подтверждающих документов (квитанции, чеки, проездные документы, документы, подтверждающие наём жилого помещения).
Внимание! Документы, составленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть произведен специалистами самой организации или с привлечением переводчика.
Налогообложение суточных
Суточные, выданные работнику, с учетом понесенных затрат на проживание и проезд, признаются расходами организации и подлежат включению в декларацию по налогу на прибыль в полном объеме.
НДФЛ и страховые взносы подлежат начислению и уплате с суммы суточных, превышающей установленные действующим законодательством нормы. В приведенном выше примере сумму НДФЛ и страховых взносов необходимо начислить и уплатить с суммы 10971,02 р. (15971,02 – 2500 – 2500).
Про учет расходов по загранкомандировкам читайте в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к информационно-правовой системе, бесплатно получите пробный демодоступ.
Особенности предоставления заграничной командировки в 2023 году
Согласно данным Банка России, оплата расходов по командировкам за рубеж ИП – резидентами и юридическими лицами – резидентами может быть произведена наличными долларами США, фунтами стерлингов, евро, японскими иенами в сумме, не превышающей 5000 долларов США. Сумма может быть увеличена при соблюдении банком определенных регулятором условий и направлении соответствующего запроса.
Краткие итоги
Бухгалтеру довольно часто приходится сталкиваться с оформлением командировки. Однако командировки за границу встречаются реже. Для правильного оформления всех документов, подтверждающих отправление сотрудника в командировку за рубеж, а также для достоверного расчета суточных расходов в этом случае необходимо учесть ряд нюансов, рассмотренных в данной статье.
Источник: spmag.ru
